كتاب إدارة الاجتماعات

البداية

إن المحك لأية مهنة من المهن هو مدى حبك للعمل الشاق الذي تجده فيها .

. Logan Pearsall Smith 

بالرغم من كل ما سمعته ورأيته عن الاجتماعات فلا ينبغي لها أن تكون سبباً للضجر أو لا لزوم لها أو أن تطول أكثر مما يجب. وبمقدورك أن تغير ذلك كله - يمكنك أن تتعلم كيف تدير الاجتماعات بالطريقة الصحيحة. وهذا الكتاب يهيئ لك الأدوات التي تحتاجها لإتقان مهارة إدارية على جانب كبير من الأهمية. 

لماذا يعقد الاجتماع ؟ 

قبل القيام بأي شيء فكر في ما تريد إنجازه في الاجتماع وقرر ما يتوجب فعله. 

بعدئذ، فكر بمن تريده أن يساعدك. وبعد أن تجد الجواب على «ماذا» و «من» يصبح الباقي أي متى وأين سهلاً.

ربما يكون لديك اجتماع أسبوعي روتيني ليس أكثر. الكثيرون يجتمعون صباح يوم الإثنين تحضيراً لعمل الأسبوع. وآخرون يفضلون الاجتماع يوم الجمعة لمراجعة ما تم إنجازه من أنشطة وتقدم ومشكلات خلال الأسبوع المنتهي. 

الاجتماع : (1) فعل اللقاء لعدد من الأفراد بهدف التداول في الأعمال (2) تجمع الأفراد لغرض بناء الثقة. 

وعموماً، ادع إلى اجتماع حين يكون لديك سبب لعقد الاجتماع كما في الحالات التالية: 

. حين تحتاج لأن تسمع من المجموعة كلها معلومات أو مشورة حول أمر ما . 

. حين تريد إشراك فريق العمل في اتخاذ قرار ما أو حل مشكلة ما . 

. حين تحتاج لإزالة الغموض عن أمر معين لا يمكن حله في اجتماع منفرد . 

. حين تريد إبلاغ الجماعة كلها بمعلومات معينة أو نجاح تحقق أو أمر يثير القلق، أو تريد إخبار الجميع بموقف معين.

. حين تعالج مشكلة تحتاج إلى مدخلات من أفراد في جماعات مختلفة لها آراء أو أجندات متباينة. 

. حين تجد أن المسؤولية عن مشكلة معينة أو في قضية أو مجال من المجالات بحاجة للإيضاح. 

. حين تكتشف أن الجماعة تشعر بضرورة عقد اجتماع لها. 

ولكن لا تطلب عقد اجتماع في الحالات التالية: 

. حين يكون الموضوع قضية تتعلق بالعاملين ومن الأفضل معالجتها على انفراد. 

. عندما لا يتسع وقتك للتحضير له. 

. إذا وجدت طريقة للتواصل تفي بالغرض أو ربما أفضل من الاجتماع، مثل إرسال مذكرة أو بريد إلكتروني أو مكالمة هاتفية.

ماذا تفعل ؟

من المؤسف أنه يوم جمعة! 

كان الوقت عصر يوم خميس، وكانت ماريا تشعر بخوف شديد من الاجتماع الإنتاجي الأسبوعي المقرر عقده صباح اليوم التالي. كانت تعلم أن نصف الوقت سوف ينقضي على النحو المعتاد - إيجاد حلول لمشكلات نشأت بسبب قرارات خاصة اتخذها الفريق وأطفأوا بها حرائق صغرى ولم يأخذوا في اعتبارهم ذلك الحريق الكبير. وأخذت ترن في أذنيها أصوات أفراد الفريق، يقول أحدهم للآخر: لماذا لم تخبرني أنك تفعل ذلك ...» أو آخر يقول: «لو أنني علمت أنكم اتخذتم ذاك القرار، ما كنت قد تابعت العمل و ...» وكل تلك الإجابات المتوقعة مثل «آسف، لكنه لم يكن تلك الصفقة الكبرى» و«لم أشأ أن أضيع وقت الجميع بالدعوة لاجتماع». وليس الأمر أن واحداً أو اثنين يثيران المشكلة، بل يبدو أن الجميع يشاركون في هذا الجدال.

وأدركت ماريا أن عليها أن تساعد الفريق كله في التواصل على نحو أكثر فاعلية، ولكن كيف؟ لم تكن لديها رغبة في تمديد اجتماع بدا مرهقاً للجميع، وأما البديل - أي عقد اجتماع لحل كل مشكلة تظهر - فقد يكون على درجة عالية من الإزعاج والفوضى. 

ماذا تفعل؟ سوف يقترح المعلم الخبير حلاً للمشكلة تحت عنوان «ما تستطيع فعله». 

. إذا كان الموضوع قد حسم. 

. إذا كان الموضوع غير جدير بوقت الجميع. 

. إذا كان أفراد الجماعة يشعرون بانزعاج شديد وبحاجة لوقت يقضونه مبتعدين قبل أن يلتئم شملهم لمعالجة سبب النزاع أو الإحباط. 

من يأتي إلى الاجتماع ؟ 

كم عدد الأفراد الذين ينبغي دعوتهم إلى الاجتماع؟ لنقل إنك قررت أن ثمة حاجة لعقد اجتماع. ولكن قبل أن تفكر بأسماء الأفراد الذين ستدعوهم، قرر العدد أولاً.

واذكر القاعدة القائلة 1800-18-8: 

. إذا أردت إيجاد حل لمشكلة أو اتخاذ قرار فلا تدع أكثر من ثمانية أشخاص، ذلك أن وجود عدد أكبر من ثمانية أشخاص يسبب عادة مشكلات أكثر مما ينجم من حلول. 

. وإن أردت إعمال فكر الجميع حول قضية ما فبإمكانك أن ترفع عدد المدعوين إلى 18 . ولكن لا تمن النفس بحصول إجماع من هذه الأرقام. 

. أما إذا أردت نشر معلومات معينة فأرسل مذكرة أو إعلاناً. ولكن رويدك، أنت قد قررت الدعوة إلى اجتماع. فإن أردت إثارة حماس من الجماعة بخصوص منتج جديد، فكلما كان عدد المدعويين أكبر كان الحماس أفضل، واصعد بالأرقام إلى 1800 مدعو أو أكثر. 

من يأتي إلى الاجتماع ؟ هديء من روعك كل من له علاقة مباشرة ينبغي أن يحضر الاجتماع ولا تنس الحدود التي تنص عليها القاعدة 1800-18-8 .

وهذا يعني بكل تأكيد أن عليك أن تتخذ خيارات صعبة أحياناً . حسن، فأنت لهذا السبب في منصب المدير .القوانين هي القوانين. إن خالفتها فالمسؤولية تلق عليك. انظر إلى الإحباط الناجم عن محاولة جماعة مؤلفة من 30 فرداً لصنع قرار ما لن ينسوا أنك أنت من دعا للاجتماع ولن يدينوا بالشكر لك. 

معلومة مهمة: اذكر القاعدة الذهبية للإدارة امدح في العلن وانتقد على انفراد . فهذه القاعدة دليلك في استراتيجية الاجتماعات في كل حين. 

التعرف على أنواع أخرى للاجتماعات 

تحدثنا حتى الآن عن اجتماعات الأعمال الاعتيادية وهي نوع من الاجتماعات سوف تتعامل معه في الأعم الأرجح. ولكن بالطبع هنالك أنواع أخرى تختلف باختلاف موضوعاتها ينبغي أن تتعرف على أكثرها شيوعاً. 

. استثناءات للقاعدة حجوم الاجتماعات هي التي تحدد تلك الاستثناءات. 

. اجتماعات منفردة. وهي اجتماعات تعقدها مع مرؤوسيك المباشرين حين تريد أن تعطي معلومات راجعة يكتنفها شيء من الصعوبة، أو إن أردت أن تتحدث عن زيادة في الرواتب للعام القادم. وربما تريد في بعض الأحيان أن تفصل موظفاً من عمله. وعلى الرغم من كون هذا النوع من الاجتماعات أصعبها على الإطلاق إلا أنها لا يمكن أن تحصل على نحو مشرف بأية طريقة غير الاجتماع على انفراد. وقد تسأل: ماذا عن تلك القصص التي تسمعها عن موظفين يفصلون من أعمالهم عبر البريد الصوتي أو البريد الالكتروني. وجواباً على هذه التساؤلات نقول إن المدراء قد استشاطوا غضباً أو إنهم فقدوا الثقة أو لعلهم يستحقون معاملة مماثلة. 

. اجتماعات موسعة للشركة. وفي الجانب الآخر هنالك اجتماع موسع لأصحاب المصلحة في الشركة حيث يتحدث كبير المسؤولين التنفيذيين عن نشاط الشركة والنتائج المتحققة أمام عدد كبير من أصحاب المصلحة يجلسون في قاعة كبرى، وواقع الأمر أن هذا ليس اجتماعاً بل هو استعراض، أو ربما هو مناسبة احتفالية في مسرح تخضع لكل قوانين المسرح، فإن شاءت لك الأقدار أن تدير واحداً من هذه الاجتماعات استعن بمن يؤيدك. فاجتماعات كهذه تتضمن القليل جداً من الإيجابيات والكثير جداً من غير ذلك. والناس عادة يذكرون الأخطاء وإن سارت الأمور على نحو حسن لا يلحظونها . 

خطوات لإدارة اجتماع مكرس لحل المشكلات

 1- حاول أن تكتشف رؤية الآخرين للمشكلة.

 2 احصل على موافقة الجميع حول تعريف المشكلة.

 -3 ناقش مع الجميع منذ متى نشأت المشكلة وما الذي يحصل الآن.

 -4- حدد رأي الجماعة في أسباب المشكلة. 

-5- اذكر بإيجاز العواقب المستقبلية للمشكلة إن لم تحل.

 -6- اطلب من الجميع إعمال الفكر لتقديم خيارات لحل المشكلة ثم وضح فوائد ومساوئ كل خيار على حدة.

-7- اختر الطريقة الأكثر فاعلية لانتقاء واحد من هذه الخيارات. وخذ في الاعتبار العوامل الرئيسة لهذا الانتقاء مثل الزمن والموارد والأموال والقيم وما إلى ذلك. 

8- احصل على موافقة كاملة، أو على الإجماع في الحد الأدنى، حول أحد الخيارات لحل المشكلة أو إدارتها .

ما تستطيع فعله 

لنعد الآن إلى ماريا واجتماعها 

يقترح المعلم الخبير الحل التالي: 

أدركت ماريا أنه ينبغي لها أن تساعد فريقها في التواصل معاً على نحو أكثر فاعلية، ولكن كيف؟ ليست لديها رغبة في تمديد اجتماعات هي أصلاً مرهقة، إنما الدعوة لاجتماع كلما ظهرت مشكلة ستكون سبباً للإزعاج والفوضى. 

فيما يلي اقتراح قد يساعد ماريا في الخروج من معضلتها . يكمن واحد من الأسباب القليلة الداعية لعقد اجتماع ما في الحاجة إلى اتخاذ قرار معين. غير أن المشكلات الناشئة لدى فريق ماريا تتمثل في اتخاذ أعضاء الفريق القرارات لغرض خاص دون استشارة من لهم صلة مباشرة بالمشكلة. ولعلها واحدة من أشخاص قلائل هم بحاجة فعلاً لعقد المزيد من الاجتماعات. ولكن ليس ضرورياً أن تستغرق هذه الاجتماعات وقتاً طويلاً. فإذا قررت عقد اجتماع لغرض محدد يعقد لمدة خمس عشرة دقيقة قبيل انتهاء يوم العمل يجري فيه عرض القرارات اليوم، فلن تجد نفسها مرغمة لعقد تلك الاجتماعات الإنتاجية الأسبوعية المؤلمة.

وهنالك أيضاً خيار آخر يمكن أن تفکر به ماريا . جوهر المشكلة لا يكمن في اتخاذ المجتمعين لقرارات، وإنما في عدم معرفة من لهم صلة مباشرة بهذه القرارات في حينها . وهذا يعني عدم وجود تواصل كاف فيما بين فرق العمل. والاستخدام المنظم للبريد الالكتروني، إلى جانب اجتماع أسبوعي للإنتاج يكون تحت سيطرة محكمة، قد يحل المشكلة ويجعل تلك الاجتماعات الأسبوعية أقل إيلاماً. 

لا تنس الغرض من الاجتماع 

اذكر دوماً أن الغرض والغاية من أي اجتماع هما القوة الدافعة لعقده.

ففي اجتماع يعقد لحل مشكلة ما ينبغي على المشاركين أولاً أن يعرفوا ماهية المشكلة ومن ثم يضعوا حلولاً لها. وفي هذا النوع من الاجتماعات يتعين على المشاركين أن يكونوا قادرين على فهم المشكلة، وأن تكون لديهم القدرة أيضاً وكذلك الخبرة لتصحيح المشكلة وتصويبها .

وفي اجتماع يعقد لاتخاذ قرار ما تعمل الجماعة على اختيار حل ينبغي تنفيذه، ولكي يكون الاجتماع ناجحاً يتعين على الجماعة أن تتفق على عملية صنع القرار منذ لحظة ابتداء الاجتماع. هل تتخذ القرارات بالإجماع، أم بالأغلبية أم من لدن فرد واحد فقط، أم من جانب جماعة صغيرة؟ (المزيد من البحث في هذا الموضوع سيأتي لاحقاً). 

أما الأنواع الأخرى من الاجتماعات فهي لغرض تبليغ المعلومات. وحاول قدر المستطاع إلغاء هذا النوع فهي في معظمها مضيعة للوقت. واستعض عنها برسائل ترسل عبر البريد الالكتروني. ولا تعقدها إلا عند الحاجة لطاقة ونشاط من كل من يحضر داخل قاعة الاجتماعات.

كيف تحضر للاجتماع

لكي يبقي أمر ما دون إنجاز لا يمكنك أن تفعل شيئاً سوى أن تظن أنه قد أنجز.

 Baltasar Gracian 

لقد أصاب غريشيان فيما ذهب إليه. لذلك لا تظنن أنك تستطيع الدعوة لاجتماع ما دون أن تحضر له فالاجتماع الناجح يحتاج للتفكير والتخطيط. 

كل شيء ينتج عن الغاية 

ابدأ تحضيرك للاجتماع بتحديد الغاية (الغايات) منه وليكن ذلك دقيقاً وواضحاً قدر المستطاع. هل الغاية أن يقوم المشاركون بإعمال الفكر، أم لإعلامهم، أم هي سماع آرائهم أو تصحيح مشكلة وقعت، أو لتقرير مسار معين للعمل، أم يقصد به توضيح الأدوار والمسؤوليات؟ وربما تكون غايتك أكثر من واحدة من هذه الأنشطة المعقولة. وعندما تعرف الغاية تستطيع أن تفكر بالأهداف. ويمكنك الاستعانة A Clear Statement of Purpose and Objective بكتاب ليكون دليلاً لك لتتعرف على الخطوات التالية لوضع جدول الأعمال. 

معلومة مهمة: إذا أردت أن تضمن مشاركة الجميع، وزع أفراد الجماعة في جماعات صغرى تحضر جزءاً من الاجتماع. 

من يحضر الاجتماع ؟ 

ادع للاجتماع أولئك الأشخاص فقط الذين ينبغي حضورهم - أي الذين يتيح لك حضورهم تحقيق أهدافك ويقدمون لك تنوعاً في الآراء حول القضايا المطروحة، وهم:

 . صناع القرار الرئيسون بما يخص القضايا المطروحة. 

. من لديهم العلم والمعرفة في المواضيع قيد البحث. 

. من لديهم التزام أو مصلحة أو دور في القضايا المطروحة

. من ينبغي أن يعرفوا المعلومات التي ستعرضها والتي تفيدهم في أعمالهم. 

. كل من يطلب إليه تنفيذ أي قرار يتخذ في الاجتماع. 

كيف تدعوهم؟ حالما تقرر من ينبغي حضورهم الاجتماع وجه لهم الدعوة شخصياً. واحرص على أن يكون لديهم معرفة بأنك تدعو لعقد اجتماع وأنك سوف تديره، وأخبرهم بالغرض من الاجتماع. وتدبر زمناً له يكون مناسباً لكل المعنيين (ويمكن أن يكون الموعد صارماً)، وحاول أن تعطي كل واحد من المشاركين دوراً فاعلاً في الاجتماع. وبهذه الطريقة تضمن عدم تخلف أحد من المدعوين، فالذين يهتمون بالأعمال يجدون المتعة بدور نشط وفاعل وليس في بقائهم دون نشاط يقومون بدور المتلقي. وإذا طال بقاؤهم دون حراك، يستمعون ولا يفعلون فسوف يتململون ويضجرون. 

ماذا عن الموعد والزمان والمكان والتجهيزات ؟ 

متى؟ إن كنت تجتمع مع موظفيك دورياً وبشكل منتظم يصبح الموعد والزمان والمكان جزءاً من برنامج كل واحد منهم. وإذا كان الاجتماع المناسبة خاصة اختر الزمن المناسب للمشاركين جميعاً . 

مثال : تستطيع أن ترفق برسالة الدعوة عدداً من الخيارات لزمن الاجتماع. ومن جهة ثانية لدى بعض الشركات تقويم على شبكة الإنترنت الداخلية، ومن خلالها يمكن وضع جدول زمني للزملاء اعتماداً على معلومات في الشركة عموماً . 

أين؟ يعتمد اختيار المكان على حجم الاجتماع والغرض منه. في معظم الإدارات يوجد قاعات مؤتمرات من مختلف الأحجام بحيث تستوعب اجتماعات هذه الجماعات. إذا كان الغرض إعمال فكر الجماعات للخروج بفكرة أو خطة جديدة، ولديك المال الكافي فكر بالذهاب إلى موقع خارج المؤسسة. قد يتطلب الأمر مزيداً من الجهد لكنه جدير بالعناء من حيث جودة الناتج.

ماذا ؟ ينبغي ترتيب الطاولات بطريقة يستطيع كل مشارك أن يرى ويتحدث مباشرة إلى الآخر فترتقي سوية الحوار وهذا هو الوضع الأمثل للمواقف التي تتطلب حل المشكلات أو صنع القرارات. أما الطاولة المستديرة أو الترتيب على شكل الحرف U فهذا وضع مفضل إذا أردت الإقلال من أهمية التراتبية الوظيفية. واستخدم الترتيب المستطيل للطاولات بحيث يجلس المدير أو رئيس الاجتماع في جهة الرأس إذا أردت التأكيد على أهمية التراتبية. وعموماً ينبغي اجتناب القاعات الكبرى أو المدرجات إلا إذا كان الاجتماع موسعاً ويقصد به تقديم المعلومات. 

واطلب كل ما يلزمك من تجهيزات قبل موعد الاجتماع واختبرها قبل الموعد ومن أجل اجتماع يكثر فيه التفاعل فيما بين المجتمعين قد يلزمك سبورة بيضاء أو سبورة ورقية تسجل عليها الأفكار أو الحلول وربما يلزمك أيضاً أجهزة إسقاط عامودي من أجل العروض التوضيحية وأجهزة هاتف بمكبرات صوت من أجل مشاركين في الاجتماع عبر الهاتف وما إلى ذلك. 

معلومة مهمة: لتفادي حصول إرباكات أو مشكلات قد تظهر في اللحظة الأخيرة احرص على تفقد المكان قبل موعد الاجتماع وكذلك التأكد من عمل الأجهزة. 

إعداد جدول الأعمال 

في عملك التحضيري للاجتماع استخدم المعلومات التي حصلت عليها لوضع جدول الأعمال. وابدأ بالغرض منه ثم انتقل إلى المشاركين. 

ما الذي يجب أن يتضمنه جدول الأعمال؟ تتضمن اللائحة النموذجية لجدول الأعمال المعلومات التالية: 

. الغرض من الاجتماع ويذكر بشكل واضح جداً. 

. النتائج أو الأهداف المطلوبة. 

. الجماعة التي ستعقد الاجتماع أو المشاركين.

. الموعد والزمان والمكان. 

. مدة الاجتماع من الداعي للاجتماع. 

. أدوار المشاركين ولكل مشارك على حدة. 

. تغطية بنود جدول الأعمال واسم الشخص المسؤول عن كل بند والمدة المخصصة له). 

. أية مادة مساعدة أخرى قد تفيد في إعداد جدول الأعمال.