إعداد الموازنة : الأساسيات
نظرة شاملة على إعداد الموازنة
قد يطلب منك بوصفك مديراً أن تعد موازنة خاصة بقسمك أو بوحدة عملك، ولكن ما معنى موازنة بالتحديد؟ وكيف ينجح إعداد الموازنة؟ ولماذا يعد موضوع إعداد موازنة مدروسة جيداً أمراً مهماً؟ دعونا نلق نظرة عن كثب على الأسئلة الآتية:
ماذا تعنى الموازنة؟
فيما يتعلق بقسم من الأقسام أو بمؤسسة ماء الموازنة تعني المخطط المالي أو خطة التحرك. حيث تترجم الخطط الإستراتيجية بمصروفات قابلة للقياس وبعوائد متوقعة في مدة زمنية معينة. تتضمن نشاطات إعداد الموازنة الآتي:
- توقع النتائج التجارية المستقبلية، مثل حجم المبيعات. والعائدات، والاستثمارات المالية والنفقات.
- تعديل هذه التوقعات وفق الأهداف التنظيمية والقيود المالية. . تأمين الدعم المؤسسي الموازنتك المقترحة.
- إدارة النشاطات التجارية اللاحقة لتحقيق النتائج المعروضة في الموازنة.
- الهامش الإجمالي غير الصافي يقيس الربحية بعد حساب تكاليف الإنتاج المباشرة وقبل حساب التكاليف الأخرى التي لا تتعلق بالإنتاج تحديداً، كنفقات الفائدة والإعلان والتسويق، على سبيل المثال: هامش الربح= $120,000/40,000 = %33 .
- نسبة تكاليف المبيعات والتكاليف العامة مع التكاليف الإدارية المئوية من المبيعات تعد مقياساً لفاعلية القسم أو المؤسسة في ضبط التكاليف. على سبيل المثال: نسبة تكاليف المبيعات والتكاليف العامة والإدارية من المبيعات= $120,000 / $20.000 = %16.7
- إيراد الموظف الواحد هو مقياس للكفاءة التشغيلية لقسم أو المؤسسة ما، بالنسبة إلى الوحدات أو الشركات الأخرى في الصناعة نفسها. لتوضح ذلك: ايراد الموظف الواحد= $533,333225/$120,000,000 .
يمكن أن تساعد هذه المعايير بالإضافة إلى معايير أخرى مؤسسة ما على تقويم فاعلية مديريها
نماذج من الموازنات
يوجد نماذج متنوعة من الموازنات لأغراض متنوعة. تتضمن بعض النماذج الأساسية الآتي:
- تظهر الموازنات التشغيلية النفقات وكلفة الاستهلاك يوماً فيوماً ( الحصة الحالية من النفقات المرسملة). وهي تغطي نموذجياً مدة سنة واحدة. يطلب عادة من مديري الأقسام والوحدات والإدارات أن يقترحوا موازنات تشغيلية تخص أقسامهم التي يعملون فيها.
- تعرض الموازنات الرأسمالية النفقات المخطط لها من أجل الاستثمارات لتطوير المنشأة والمعدات والتجهيزات والمنتجات. وقد تغطي الموازنات الرأسمالية حقباً زمنية الثلاث أو لأربع أو لخمس سنوات. ومرة أخرى قد يطلب من المديرين في أي موقع في مؤسسة معينة إعداد هذا النوع من الموازنات.
- تجدول الموازنات النقدية الأرصدة النقدية المتوقعة التي ستوظفها المؤسسة في مدة التوقع بالاعتماد على معلومات مقدمة في الموازنات التشغيلية والرأسمالية يتم إعداد الموازنات النقدية بواسطة القسم المالي في المؤسسة، وهو أمر حاسم في التوثق من أن الشركة لديها سيولة كافية ( نقدية وأرصدة دائنة متوافرة التغطية المدفوعات النقدية المتوقعة.
- تمثل الموازنات الرئيسة مجموع موازنات الوحدة والقسم والإدارة، وكما رأينا، فإن مديري الأقسام والوحدات غالباً ما يطلب منهم أن يطوروا الموازنات التشغيلية والرأسمالية الخاصة بأقسامهم. تستطيع بالإضافة إلى ذلك أن تضع من الموازنات التشغيلية والرأسمالية مجموعات فرعية من أجل المشروعات المستقلة، والمواقع الجغرافية، أو لما هو أعم، نفقات بند رئيس كالإعلان مثلاً. تتيح لك هذه الجداول المفصلة أن تطلع عن كتب على النفقات والإيرادات في قسمك. يتم التنسيق بين الموازنات التشغيلية والرأسمالية الخاصة بالأقسام من أجل إيجاد موازنة مالية متضمنة الموازنة النقدية، والموازنة العمومية التي تم تقديرها، وكشف حساب التدفقات النقدية التي تم تقديرها. تتجمع كل هذه الموازنات مع بعضها بعضاً
- حدد الرصيد النقدي الافتتاحي. تحديد كمية النقد التي ستكون متوافرة أول المدة (سنة مالية أو ربع سنة أو شهر)
- أضف المقبوضات حدد المقبوضات المتوقعة التي يتم تحصيلها من الزبائن، والتي ستتدفق على شكل حساب نقدي في كل مدة مالية. يمكن أن تختلف التحصيلات النقدية في أثناء مدة الموازنة. على سبيل المثال، يتوقع كثير من متاجر التجزئة الحصول على معظم المقبوضات في أثناء مواسم العطل.
- خفض المدفوعات تبعاً للنشاط المتوقع، احسب كمية النقد المطلوبة لتغطية المدفوعات - التسديدات النقدية في أثناء المدة المالية. يمكن أن تتضمن المدفوعات تسديد ثمن المواد، والرواتب والضرائب المستحقة، وهكذا دواليك، قد توزع بعض هذه المصاريف بالتساوي على المدة الزمنية للموازنة. ولكن بعض هذه المصروفات كالرواتب أو تكاليف المواد، يمكن أن تتذبذب بوصفها جزءاً من عملية الإنتاج.
- احسب العجز أو الفائض النقدي. لتحسب العجز أو الفائض النقدي لمدة ما، اطرح المدفوعات من مجموع رصيد النقدية الافتتاحية مع المقبوضات المتوقعة في المدة المالية.
- حدد التمويل المطلوب لتحسب الفائض أو العجز النقدي لمدة محددة، قم بطرح المدفوعات من مجموع النقد المتوافر في حالة وجود فائض نقدي آخر المدة فيمكن عندها تغطية تمويل العمليات من النقد المتوافر. ومن جهة أخرى في حالة وجود عجز نقدي فعليك عندئذ أن تخطط لتمويل الحاجات النقدية للمدة المالية من موارد أخرى، كقرض مصر في مثلاً. ملحوظة: تذكر أن تضمن موازنتك النقدية سيولة نقدية مستقرة تفوق الحاجات النقدية الحالية على سبيل المثال، قد يريد قسم التصنيع أن يحتفظ بسيولة نقدية مقدارها 530.000 في جميع الأوقات لتغطية المتطلبات المالية غير المتوقعة عندما تقترض المال من أجل نفقات التشغيل، فعليك أن تضع جدولاً لإعادة السداد. ضمن موازنتك النقدية برنامجاً لتسديد مبلغ القرض الأصلي مع فوائده وذلك لكل مدة زمنية.
- ضع رصيداً نقدياً ختامياً. يجب أن يتضمن الرصيد النقدي الختامي لكل مدة مالية المقبوضات والقروض مطروحاً منها تكاليف التمويل والمدفوعات. ويصبح الرصيد النقدي الختامي رصيداً نقدياً افتتاحياً في الدورة القادمة.
طرق الإعداد الموازنةما هي الطريقة التي تتبعها في إعداد الموازنات المطلوبة من قسمك من قبل المؤسسة؟ لديك عدة خيارات تحت تصرفك. سنختبر طرقاً مختلفة فيما سيأتي. إعداد الموازنة التقليدية يستخدم كثير من المؤسسات الموازنة التقليدية»، وهي موازنة تغطي مدة سنة واحدة تظهر التوقعات التي لا تتغير في أثناء عمر دورة الموازنة. وتستخدم الشركات الموازنات التقليدية إذ يسهل جمعها بعضها إلى بعض. ثم إنها تسهل تنسيق افتراضات الموازنة للأقسام المختلفة. ولكن الموازنات التقليدية أصبحت عرضة لهجوم متنام من قبل أولئك الذين يشعرون أنها لم تعد تلبي احتياجات المؤسسة الحديثة. ويشتكي النقاد من أن موازنات كتلك مجدولة زمنياً بطريقة غير صحيحة ( طويلة جداً أو قصيرة جداً ) : تعتمد على معايير غير مناسبة؛ وهي مبسطة أكثر مما ينبغي أو ( معقدة جداً ) ، أو صارمة جدا ( غير مرنة في بيئات العمل المتغيرة)، أو سياسية جدا ( ترسل رسائل خاطئة على صعيد تحفيز المديرين).الأمر الذي أدى بالنتيجة إلى قيام بعض المؤسسات بدمج أساليب بديلة في إعداد الموازنة لتلبي حاجاتها الخاصة. سنعرض فيما سيأتي كيف تتعارض الطريقة التقليدية مع تلك الطرق البديلة. طرق بديلةدقة ووظيفية أكبر، فلديها مساوئها أيضاً. إن بعضها مثلاً كإعداد الموازنة الصفرية ) يمكن أن تستهلك معظم الوقت وبذلك تصرف انتباه المديرين عن أنشطة حاسمة أخرى. إعداد الموازنة بطريقة كايزن إذا كانت شركتك تستخدم أسلوب كايزن في إعداد الموازنة، فإن تخفيضات التكلفة في الموازنة قد بنيت على أساس متزايد تدريجياً، وبذلك يبذل جهد متواصل للحد من التكاليف في أثناء المدة الزمنية المعينة، تكمن فائدة إعداد الموازنة بأسلوب كايزن في أن عملية الموازنة تبقي الضغط مستمراً على المديرين كي يحققوا الجدوى من حيث التكلفة. أما سيئة أسلوب كايزن في الإعداد للموازنة فهي في صعوبة إصلاحها يسبب تناقص معدل تخفيض التكلفة المقررة في الموازنة مع مرور الوقت، مما يزيد من صعوبة إنجاز التحسينات بعد أن تم إنجاز التغييرات السهلة. إعداد الموازنة مع بطاقة الأداء المتوازن ينصب معظم تركيز إعداد الموازنة التقليدية على الأداء المالي لمؤسسة من المؤسسات على كل حال، كثير من معايير الأداء المالي هذه - المصممة كي تشير إلى نجاح خطط الموازنة في الإسهام بزيادة الأرباح - طورت، خصيصاً، من أجل عالم صناعي.
