حوكمة أدوار الرئيس التنفيذي للشؤون القانونية و الرئيس التنفيذي للامتثال

ترجمة مقصدية وتلخيص وإعادة تحرير : عبدالله بن إبراهيم الرخيص

الرياض الأثنين 8 صفر 1446 الموافق 12 أغسطس 2024 م

تبحث هذه الورقة التي اعدتها شركة ديلويت في حوكمة التعاون والتكامل بين ادوار الرئيس التنفيذي للشؤون القانونية Chief Legal Officer CLO و الرئيس التنفيذي Chief Compliance Officer CCO للامتثال في المؤسسات العامة والشركات الخاصة على حد سواء. أصبحت وظائف الامتثال التنظيمي المخصصة والمستقلة شائعة بشكل متزايد وراسخة في المؤسسات الحكومية و الشركات. أنشأت العديد من الشركات في مختلف القطاعات و الصناعات وظائف الامتثال وعززتها، وأسندت لها مهام التحقق من امتثال ادارات الشركة للمتطلبات التنظيمية و القانونية ومنحتها المسؤوليات وفوضتها بالمساءلة وأنشأت أطراً فعالة للرقابة الداخلية للامتثال

خلال السنوات الأخيرة تم تمكين دور كبير موظفي الامتثال او الرئيس التنفيذي للامتثال (Chief Compliance Officer (CCO ولا يزال دوره التنظيمي و الاشرافي والرقابي يتطور ويحقق تقدماً في مجالات حماية الشركة او المنظمة من المخاطر المختلفة من خلال التأكد المستمر و في كل الاحوال والاوقات والأوضاع من قيام الادارات المعنية بالشركة والموظفين بتحقيق متطلبات الامتثال للوائح المنظمة للاعمال والمتطلبات التنظيمية و القانونية واللوائح الادارية والإجرائية و قيام المدراء التنفيذيين بما يتطلبه الحال من تحقيق الكفاءة التنظيمية في إداراتهم للتأكد من انضباط الادارات و الموظفين بالسياسات واللوائح التنظيمية المعتمدة من أصحاب الصلاحية، والتأكد بفعالية ويقظة تنظيمية من عدم مخالفة السياسات واللوائح التنظيمية.

تقوم الشركات بهيكلة الامتثال بطرق مختلفة. تقليدياً قد تكون الوظيفة موجودة في الادارة القانونية و هو الشكل الأكثر شيوعاً) أو المالية أو المراجعة الداخلية أو حتى في حالات محدودة في ادارة الموارد البشرية. ومع ذلك، فان وظيفة الامتثال تطورت خلال السنوات الأخيرة بسرعة و كفاءة لتصبح منظمة مستقلة تحت ادارة الرئيس التنفيذي للامتثال Chief Compliance Officer (CCO) وفي كثير من الحالات تقدم تقاريرها مباشرة إلى الرئيس التنفيذي (CEO) مع خط إبلاغ منقط إلى لجنة المراجعة او رئيس مجلس الإدارة، أو كبير الموظفين القانونيين Chief Legal Officer(CLO) أو حتى كبير الموظفين الماليين (CFO).

أينما كان الامتثال هيكلياً، فإن الحفاظ على استقلاله أمر حتمي متزايد، وبالنسبة لبعض الصناعات فان استقلال الرئيس التنفيذي للامتثال و ارتباطه بالرئيس التنفيذي او لجنة المراجعة والحوكمة والامتثال المنبثقة عن مجلس الإدارة هو أمر حتمي و متطلب تنظيمي. يمكن أن تنشأ توترات يمكن التنبؤ بها بين CCOS الرئيس التنفيذي للامتثال و CLOS الرئيس التنفيذي للشؤون القانونية بشأن السلطة والمسؤوليات في أي هيكل امتثال و في الوقت نفسه، تتطور أدوار كلا المديرين في اتجاهات مختلفة بشكل ملحوظ، مما يتطلب مهارات وسمات تتجاوز ذخيرتهما التقليدية.

 ليس هناك وقت لتنازع الأدوار والمسؤوليات، و بدلا من ذلك تتطلب مصلحة الشركة التعاون و التكامل بين الرئيس التنفيذي للامتثال CCO و الرئيس التنفيذي للشؤون القانونية CLO لتعزيز قدرة الشركة على الوفاء بالمتطلبات القانونية والتنظيمية من خلال التواصل والتعاون بينهما حول الجوانب الرئيسية لإدارة مخاطر الامتثال.

تستكشف هذه الورقة تطور واختلاف أدوار الرئيس التنفيذي للامتثال CCO و الرئيس التنفيذي للشؤون القانونية CLO ، إلى جانب العديد من العوامل التي تحول الامتثال من الوظائف القانونية التقليدية التابعة للشؤون القانونية إلى وظيفة مستقلة في العديد من الشركات. يسلط هذا البحث الموجز الضوء على العديد من محفزات التوتر المحتملة بين أدوار الرئيس التنفيذي للامتثال CCO و الرئيس التنفيذي للشؤون القانونية CLO ويقترح المجالات التي يمكن أن يكون فيها للاتصال والتعاون تأثير خاص.

 مسؤوليات جديدة وغير تقليدية 

وقد توسعت التوقعات الموضوعة على كل من أدوار الرئيس التنفيذي للامتثال CCO و الرئيس التنفيذي للشؤون القانونية CLO بشكل ملحوظ في عصر الامتثال المعاصر (الشكل 1). 

إلى جانب الدور التقليدي المتمثل في توفير التفسيرات القانونية والمشورة والدعوة، غالباً ما ترتبط أدوار الرئيس التنفيذي للامتثال CCO اليوم بالسلطة التنفيذية للشركة حيث تعمل كجهة اتصال نشطة في مجلس الإدارة و مستشار موثوق به لأعضاء الإدارة الآخرين بهدف التحقق المستمر وبطريقة منهجية من تقيد الجميع بالانظمة للحفاظ على مصالح و حقوق و ممتلكات الشركة او المؤسسة العامة، ليس هذا وحسب بل التأكد من التزام الجميع بأهداف الشركة وقيمها واستراتيجيتها، ناهيك عن الدفاع اليقظ عن الشركة وحمايتها، يمكن أن تكون وظيفة الرئيس التنفيذي للامتثال CLO بمثابة عيون وآذان للمسؤولية القانونية التطلعية وإدارة المخاطر في المعاملات والأنشطة الأخرى، لاسيما في المراحل التحولية تلعب وظيفة الرئيس التنفيذي للامتثال CLO أيضا دورا مهما كمشرف إداري على الأخلاقيات والقيم التنظيمية. 

وقد عمل ساربانيس أوكسلي والولايات في ابحاثه وكتاباته المعمقة عن الامتثال على تسريع رفع دور وظيفة الرئيس التنفيذي للامتثال CCO من الغموض النسبي في بعض الشركات، هذا إذا كانت موجودة على الإطلاق في الاساس وقام بمأسسته وتحويله إلى منصب إداري عليا حيوي ومعقد. تطورت مسؤوليات وظيفة الرئيس التنفيذي للامتثال CCO و ادارته في مجالات تشمل الضوابط الداخلية والمالية المتعلقة بالامتثال، وإدارة المخاطر التنظيمية والتقييمات والرصد المتعلقين بالامتثال والتقييمات الاستباقية لمخاطر وقضايا الامتثال والتدريب والاتصالات، وإنفاذ سياسات الشركة وإجراءاتها وعملياتها التجارية وخططها الاستراتيجية.

 بالتلميح إلى التوترات المحتملة بين وظيفة الرئيس التنفيذي للامتثال مع اصحاب المصلحة الآخرين و القيادات التنفيذية، قد يكون لدى وظيفة الرئيس التنفيذي للامتثال CCO عادة أيضا دور الإشراف الإلزامي التنظيمي كضمير أخلاقي للمنظمة أيضا.

التحرك نحو الاستقلال والدائرة التنفيذية

 يمكن لأنشطة الامتثال اليوم ان تتكامل وتتقاطع كليا أو جزئيا في العديد من وظائف الشركات، و يمكن أن تكون مستقلة. وتشير الكثير من الدراسات الاستقصائية التي أجرتها ديلويت لاسيما مخرجات أسبوع الامتثال في السنوات الأخيرة إلى اتجاه نحو عمليات الامتثال المستقلة، حيث:

 أشار 59% من المستجيبين لعام 2015 إلى أن وظيفتهم العليا للامتثال هي منصب قائم بذاته ارتفاعا من 50 % في عام 2014 و 37% في عام 2013.1 علاوة على ذلك، يبدو أن هناك اتجاها لا يرحم نحو وظائف الامتثال التي تقدم تقاريرها مباشرة إلى الرئيس التنفيذي أو مجلس الإدارة - 57 % في عام 2015 مقابل 44 % في عام 2014 و 51 % في عام 2013.

أحد العوامل الرئيسية التي تدفع التحول نحو الاستقلال هو التطور والتنوع و ازدياد مستوى التعقيد في الاعمال مما يتطلب وجود اعادة هيكلة وتطوير وتدريب مجموعات متخصصة تملك المهارات المطلوبة لتنفيذ برامج الامتثال الحديثة والحفاظ عليها بشكل فعال. في حين أن الخلفيات القانونية والتدريب مفيدة لبعض أنشطة الامتثال مثل تطوير السياسات والإجراءات والتدريب، غالبا ما تكون مجالات التخصص الأخرى القابلة للتطبيق الضرورية البرنامج الامتثال الفعال الآن خارج النطاق التقليدي لمسؤولية وخبرة المهني القانوني، بما في ذلك :

• تقييمات ومنهجيات ادارة مخاطر المؤسسة  
• الضوابط الداخلية، بما في ذلك التحقق من تنفيذ الاهداف الاستراتيجية واستثمار الموارد و كفاءة الانفاق و سلامة العمليات التجارية والضوابط المالية والقانونية في انشطة الاستقطاب و التوظيف والمشتريات و المزايدات و المناقصات و عمليات الاستحواذ
• المراقبة الاستباقية وتحليلات البيانات المتقدمة للمخاطر المحتملة . 
• تقييم ومعالجة ثغرات التحكم و ادارة المخاطر

يتم تسريع متطلبات مجموعة المهارات المتطورة من خلال الاقتراحات التنظيمية التي لا تكتفي بتبيان الحاجة لتدخل الادارة بل تتعدى ذلك الى صياغة السياسات المنظمة واعتمادها من اصحاب الصلاحية وإطلاقها، دعم تدريب الموظفين لتحقيق الجاهزية للمخاطر الاستباقية، و تعزيز نهج الثقة و التحقق من الامتثال بصفة دورية ومنهجية وتنفيذ الضوابط الوقائية وآليات الضمان لنقل المنظمات إلى ما هو أبعد من معالجة مشاكل الامتثال عند حدوثها للوقاية الفعلية والجاهزية الاستباقية للمخاطر.

تزايد الإنفاذ التنظيمي والتركيز على الجوانب الهيكلية

 من برامج الامتثال الفعالة المساهمة أيضاً في التحول لا تزال تصريحات المنظمين والتعليقات والتسويات تشير بقوة إلى أن الحفاظ على استقلال الامتثال عن الوظائف القانونية والمالية يمكن أن يكون عنصراً مهما في فعالية البرنامج. وبالمثل، يصر المدافعون عن حملة الأسهم والحوكمة بشكل متزايد على شفافية الشركات بشأن المسائل التي تنطوي على الأخلاقيات والامتثال .

لا تقلل هذه التطورات من الدور والمهارات الحاسمة لمدير الشؤون القانونية CLO في تفسير المتطلبات والمشاركة في التحقيقات. في الوقت نفسه، من المرجح أن يوفر التوظيف في وظيفة الامتثال حصرياً مع المهنيين القانونيين تكويناً غير مكتمل للمهارات الأساسية المذكورة أعلاه.

محفزات التوتر المحتملة 

على مستوى واحد هناك مزايا متميزة لكلا نموذجي الامتثال؛ أي الحفاظ على الامتثال ضمن الوظيفة القانونية من ناحية، وتحويل الامتثال إلى كيان مستقل عن القانون من ناحية أخرى، كما هو موضح في الشكلين 3 و 4 على التوالي.

تبين هذه العلاقة التكاملية ما إذا كان الامتثال لا يزال قانونياً ومتطلباً لدورة الحوكمة في المنظمة وتتم ادارته من مجلس الإدارة او لجنة المراجعة ، او يقيم في وظيفة مؤسسية أخرى مثل الادارة القانونية، أو يستقل تدريجياً ليصبح وظيفة مستقلة، قد يخلق تطورها المستمر محفزات توتر متأصلة بين الامتثال CCOS و القانونية CLOS، الذين قد يكون لديهم وجهات نظر تعارض أو أولويات مختلفة بناء على أدوار متداخلة بشكل معين لا سيما في مجالات ذات صلة محتملة:

 - الإشراف الأخلاقي. عادة ما يتم تكليف ادارة الامتثال CCO بغرس ثقافة ونبرة أخلاقية للشركات في القمة، إلى جانب تنفيذ برامج فعالة لمنع أوجه القصور في الرقابة الداخلية واكتشافها وردعها ومعالجتها مما يؤدي إلى ظهور

- الانتهاكات القانونية ومخالفة أنظمة وسياسة الشركة. قد تقوم الادارة القانونية CLO والإدارة العليا الأخرى في مجالات مثل الموارد البشرية بأدوار الامتثال

- ينظر إلى دورهم على أنه له بعض الخصائص والمسؤوليات نفسها، مثل إدارة المخاطر القانونية بحكم التعريف - إن مكتب ادارة الامتثال CCO مسؤول كذلك عن تحديد مصادر المخاطر القانونية والتنظيمية وتحديد أولوياتها والتخفيف منها من خلال الضوابط الداخلية الفعالة والعمليات التجارية.

 - يمكن أيضا أن يكون CCO منوطا ""بالملكية"" ومسؤولاً عن بعض مجالات المخاطر القانونية مثل الخصوصية ومكافحة الفساد وتضارب المصالح وإدارة السجلات والمعلومات. وهنا مرة أخرى، قد يعتبر مسؤولو مكافحة الفساد هذه الوظائف ومجالات المخاطر جزءا من نطاق مسؤولياتهم. 

-الاستقلال. يمكن لادارة الامتثال CCO أن تنظر بشكل مناسب إلى الاستقلال التنظيمي والاستقلال الذاتي كعوامل تمكين حاسمة لاتصالات الامتثال الموحدة على مستوى المنظمة لتشكل:

• صوتاً واحداً للإشراف الأخلاقي
•   هيكلاً يضمن احتمالية أقل للتداخل
•  تركيزاً على امتياز مراجعة الامتثال
• أعباءا ادارية أقل تعقيدا للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم
•  كادراً متخصصاً من مهارات الامتثال
•   شفافية مع مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية
•   جهود الامتثال المركزة والمستدامة
•  ملكية المخاطر ذات الاهمية والأولوية 
•   حلول قابلة للتطوير للشركات الكبيرة